Reduzindo o risco fiscal e acelerando processos com automações centradas nos usuários
A operação fiscal do e-commerce B2B estava travando o time financeiro, o processo era manual, demorado e cheio de fricções. Atuei como ponto de focal entre tecnologia e negócio para liderar a definição da solução, com foco em automação, usabilidade e eficiência operacional.
Desenhando fluxos, prototipando interações e validando a experiência em ambiente real o impacto foi claro: redução de erros, ganho de velocidade na emissão de notas fiscais e uma interface que gerou entendimento imediato, sem curva de aprendizado.
Mesmo com a descontinuação do produto, o projeto trouxe aprendizados sólidos em integração de APIs, testes com usuários do time financeiro em cenários reais de uso, alinhamento direto com desenvolvedores e tomada de decisão baseada no comportamento e nas dores observadas durante o uso da ferramenta.
Desafio e proposta do projeto
Automatizamos o processo de cálculo tributário e emissão de notas fiscais para compras B2B em um ecommerce, substituindo um fluxo manual e sujeito a erros por uma aplicação integrada, intuitiva e validada com o time financeiro.
Motivações e contexto do problema
A complexidade fiscal no Brasil exigia que o time financeiro realizasse cálculos manuais para cada CNPJ, gerando atrasos, retrabalho e alto risco de erros fiscais. A meta era otimizar esse processo, reduzir a sobrecarga cognitiva e aumentar a eficiência operacional.
Ambiente e aplicação da solução
Dentro de um ecommerce B2B gerenciado por uma agência de publicidade operando sob a estrutura de uma consultoria de tecnologia. O projeto foi desenvolvido em ambiente real e colaborativo entre design, desenvolvimento e setor financeiro.
Fases e duração do processo
Durante o ano de 2022. O projeto foi conduzido em ciclos ágeis e teve sua primeira versão de testes entregue em poucas semanas. Apesar do bom desempenho e aceitação, foi descontinuado por decisões estratégicas da empresa.
Papel no time e stakeholders envolvidos
O projeto foi conduzido por mim (Product Designer), uma desenvolvedora sênior e o time financeiro que participou ativamente em testes, validações e cocriação das funcionalidades. Colaborei diretamente com stakeholders técnicos e de negócios.
Processo de design e abordagens utilizadas
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Pesquisa de mercado: Avaliamos gateways de pagamento com foco em automação tributária.
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Análise técnica: Estudo das APIs disponíveis e validação de viabilidade.
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Benchmarking: Usamos o sistema Omie como referência, garantindo familiaridade.
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Cocriação com dev: Mapeamos a arquitetura e construímos a aplicação do zero.
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Prototipação e testes: Desenvolvi protótipos de baixa e alta fidelidade e conduzi duas rodadas de testes com o time financeiro em ambiente real, refinando a solução com base no feedback contínuo.
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Iterações: Implementamos melhorias como filtros, histórico de transações e sugestões de novos módulos.
Impactos e aprendizados gerados
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Adaptação rápida: A interface familiar, inspirada em ferramentas já utilizadas pelo time, reduziu drasticamente a curva de aprendizado.
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Ganhos operacionais: O fluxo de emissão foi otimizado, reduzindo riscos fiscais e tempo desperdiçado com retrabalho.
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Engajamento real: A ferramenta foi testada em ambiente real por uma semana, com feedback ativo dos usuários durante todo o processo.
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Evolução contínua: A cada rodada de testes, novas funcionalidades surgiram a partir das necessidades reais dos usuários, como:
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Filtro por emissor da nota
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Envio automático de notas por e-mail
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Anexos de comprovantes
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Histórico de transações com comentários
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Customização de dashboard por perfil
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Economia financeira significativa e otimização de tempo
Antes da automação, o processo de emissão de notas exigia 3 pessoas por até 3 horas, 4 vezes por semana, ao custo médio de R$ 37/hora por pessoa, totalizando R$ 1.332,00 por semana.
Com a nova aplicação, o tempo médio de execução caiu para 45 minutos, mantendo o mesmo número de pessoas. Isso reduziu o custo semanal para R$ 199,50, gerando uma economia semanal de R$ 1.132,50.
Economia média estimada:
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Semanal: R$ 1.132,50
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Mensal: R$ 1.132,50 × 4 = R$ 4.530,00
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Anual: R$ 4.530,00 × 12 = R$ 54.360,00
Resultado: uma economia anual estimada em mais de R$ 54 mil, além de ganho em agilidade, precisão fiscal e liberação de tempo para tarefas mais estratégicas do setor financeiro.
Protótipo Final
O protótipo final refletia uma interface familiar, porém otimizada, com funcionalidades validadas em dois ciclos de testes. Apesar da descontinuação do projeto, a solução mostrou ganhos claros em tempo, eficiência e segurança fiscal. O projeto reforçou minha experiência com integração de APIs, design centrado no usuário e colaboração direta com desenvolvimento.
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