Automatização na Emissão de Notas Fiscais.
Em 2022, enquanto trabalhava em um ecommerce B2B de uma agência de publicidade operando dentro de uma consultoria de tecnologia, fui encarregado, junto ao meu time, de otimizar o processo de análise para faturamento de compras realizadas por pessoas jurídicas (CNPJ). Nosso foco era evitar a sobrecarga do setor financeiro com o cálculo individual de tributações para cada cliente.
O desafio
Desenvolver um sistema integrado ao ecommerce que, ao receber uma compra, calculasse automaticamente as tributações conforme o tipo de regime tributário de cada cliente e emitisse a nota fiscal pronta para pagamento.
O que foi feito
Pesquisa, prototipagem de baixa e alta fidelidade, testes de usabilidade não moderados.
Tempo de projeto
10/2022 até 12/2022
Introdução
O processo de compra por CNPJ no Brasil envolve uma complexa análise tributária, considerando não apenas o regime tributário da empresa compradora, mas também da fornecedora, já que ambos influenciam nos cálculos dos tributos. Em muitos ecommerces, o tempo mínimo para a emissão de uma nota fiscal na compra com o CNPJ pode ser de até três dias úteis. A missão do meu time era automatizar esse processo para reduzir o tempo que o setor financeiro gastaria nos cálculos tributários e proporcionar mais agilidade para o cliente final.
Research
Na etapa de research, nossa equipe já contava com um gateway de pagamento em pleno funcionamento no site. No entanto, precisávamos entender se a automação do processo de emissão de notas fiscais já existia no mercado. Para isso, entramos em contato com três dos maiores gateways de pagamento disponíveis no mercado brasileiro e constatamos que essa solução automatizada ainda não era oferecida por nenhum deles.
Durante essa análise, descobrimos que o gateway mais simples que utilizávamos possuía uma API aberta, o que permitia algum nível de integração. Contudo, esse gateway se mostrou muito limitado, não conseguindo fornecer todas as informações necessárias via API.
Diante dessa situação, percebemos que a melhor solução seria construir uma aplicação do zero, com uma API nova, totalmente adaptada às nossas necessidades específicas.
Para a segunda fase eu e a desenvolvedora sênior nos dedicamos a encontrar uma API que pudesse consultar os órgãos reguladores tributários brasileiros. E felizmente ela encontrou! A partir disso, demos início à construção do MVP, focando em um dashboard amigável e nas funcionalidades essenciais para a emissão de notas fiscais, tendo como base a plataforma já utilizada pelo setor financeiro da empresa.
Objetivo
Desenvolver um sistema integrado ao ecommerce que, ao receber uma compra, calculasse automaticamente as tributações conforme o tipo de regime tributário de cada cliente e emitisse a nota fiscal pronta para pagamento.
Benchmark
Na fase de benchmarking, optamos por utilizar como referência para o MVP o sistema existente na empresa, conhecido como Omie. Esta escolha estratégica permitiu aproveitar as melhores práticas já implementadas e adaptá-las às necessidades específicas do nosso projeto. Além disso, estudamos exemplos de dashboards comuns e eficientes, buscando inspiração para criar uma interface que não apenas fosse intuitiva para os usuários, mas também facilitasse a compreensão e a interação com as funcionalidades essenciais para a emissão de notas fiscais.
Essa abordagem não apenas acelerou o processo de desenvolvimento do MVP, mas também assegurou que estivéssemos alinhados com padrões de usabilidade reconhecidos e que atendêssemos às expectativas dos usuários finais quanto à eficiência e simplicidade na gestão tributária.
MVP
Clique em qualquer imagem para melhor visualização
Testes de usabilidade
Na primeira rodada de testes de usabilidade, solicitamos ao próprio setor financeiro composto por 5 pessoas, que avaliasse a aplicação. O cenário principal foi centrado na utilização da plataforma para o cálculo e emissão de notas fiscais. Essa abordagem permitiu não apenas validar a funcionalidade e a eficácia do sistema em condições reais de trabalho, mas também capturar feedback direto dos usuários finais sobre a interface, a navegabilidade e a intuitividade do dashboard desenvolvido.
Os insights coletados da foram:
-
O layout da aplicação, inspirado na ferramenta já utilizada pelo setor financeiro, facilitou significativamente a adaptação da equipe. Isso confirmou a eficácia da nossa estratégia de benchmarking, validando a escolha de uma interface familiar para os usuários.
-
Os usuários identificaram a ausência de uma modalidade no filtro que permitisse filtrar notas fiscais pelo usuário que as emitiu, essa funcionalidade foi considerada essencial para a gestão e auditoria interna.
-
Os usuários expressaram a necessidade de uma integração "mínima" com o e-mail, permitindo que as notas fiscais fossem enviadas para os clientes assim que fossem emitidas.
-
Houve uma forte demanda por uma função que permitisse anexar comprovantes de pagamento à nota fiscal correspondente.
Avançando para a segunda fase, onde a aplicação foi utilizada pelo setor financeiro durante uma semana completa para observar seu desempenho no dia a dia. Durante esse período, minha equipe e eu monitoramos de perto o uso da ferramenta e coletamos feedback contínuo. Após esse pequeno progresso inicial, surgiram questionamentos por parte dos líderes sobre como poderíamos agregar mais funcionalidades ao produto para torná-lo ainda mais útil e eficiente. Para isso, realizamos entrevistas detalhadas com os colaboradores do setor financeiro, buscando compreender melhor suas necessidades e como a aplicação poderia evoluir para se adequar às suas rotinas.
As principais sugestões de funcionalidades citadas pelos colaboradores foram:
-
Uma seção dedicada ao histórico de transações, onde os usuários pudessem visualizar e rastrear todas as notas fiscais emitidas e pagas, com a capacidade de adicionar comentários ou notas.
-
Implementação de notificações automatizadas para alertar os usuários sobre tarefas pendentes, como a emissão de novas notas ou o acompanhamento de pagamentos.
-
A possibilidade de customizar a visualização dos itens no dashboard inicial em cada perfil, para deixar de fácil acesso as ferramentas mais utilizadas por cada usuário.
Enquanto trabalhavamos nas melhorias citadas na segunda rodada de testes o projeto infelizmente foi descontinuado pela empresa.
Considerações finais
Embora o projeto tenha sido descontinuado, ele me proporcionou uma grande experiência de aprendizado. Desde a fase de benchmark, onde tive a oportunidade de me aprofundar no funcionamento dos meios de pagamento e seus critérios, o contato estreito com a desenvolvedora sênior, onde pude compreender melhor o funcionamento técnico das APIs e sua integração com nosso banco de dados.
Na fase de testes de usabilidade, as decisões tomadas para acelerar a adaptação dos usuários à nossa aplicação resultaram em uma resposta positiva. A simplificação dos processos e o entendimento claro tanto do produto quanto do perfil do usuário demonstraram ter um impacto significativo na utilização eficiente da aplicação. Além disso, acompanhar de perto a evolução do produto, pensar em novas funcionalidades e receber feedback quase em tempo real dos usuários me permitiu ver de perto como um produto pode crescer e se adaptar às necessidades reais dos seus usuários.
Esse projeto, apesar de não ter sido concluído, ampliou minha visão sobre a importância de uma pesquisa bem fundamentada, a colaboração interdisciplinar e a necessidade de uma abordagem centrada no usuário para o desenvolvimento de soluções eficazes. Ele reforçou meu compromisso com a criação de experiências intuitivas e eficientes, e com a constante evolução e melhoria dos produtos, sempre com base nas necessidades e feedback dos usuários.